segunda-feira, 4 de março de 2013

@ MANUAL DO ATIVO IMOBILIZADO COMPLETO +

MANUAL DO ATIVO IMOBILIZADO COMPLETO
SUMÁRIO
1- C
OMO É CONSTITUÍDO O ATIVO IMOBILIZADO 02
2- VIDA ÚTIL 02
3- PROCEDIMENTOS PARA CONTROLE PATRIMONIAL 02
4- FINALIDADE DO CONTROLE DO ATIVO IMOBILIZADO 02
5- OBJETIVOS 03
6- COMPOSIÇÃO DA SEÇÃO DE ATIVO IMOBILIZADO 03
7- CHAPEAMENTO DE EQUIPAMENTOS NOVOS 03
8- DA AQUISIÇÃO DOS BENS, OBRAS E SERVIÇOS (CUSTO DE AQUISIÇÃO) 04
9- BENS ADQUIRIDOS USADOS 04
10- COMPRA PARA RECEBIMENTO IMEDIATO 04
11- COMPRA PARA RECEBIMENTO FUTURO 04
12- COMPRA DE EQUIPAMENTOS PARA UNIDADE 05
13- PAGAMENTOS ANTECIPADOS 05
14- LEASING 06
15- DA TRANSFERÊNCIA 06
16- DA GARANTIA 06
17- DO RECEBIMENTO 06
18- DEFINIÇÃO DAS ÁREAS QUE PODERÃO COMPRAR EQUIPAMENTOS 07
19- QUANTO A MANUTENÇÃO DOS EQUIPAMENTOS 07
20- ORDENS DE SERVIÇOS E ESTADO DE CONSERVAÇÃO DOS BENS 08
21- EQUIPAMENTOS DESMONTADOS E/OU SUCATEADOS 08
22- BENS QUE NÃO TEM MAIS UTILIDADE 08
23- BENS FABRICADOS PELA MANUTENÇÃO 08
24- FABRICAÇÃO PRÓPRIA 09
25- RESPONSABILIDADES 09
26- MOVIMENTAÇÃO DE BENS 09
27- REMESSA PARA CONSERTO/EMPRÉSTIMO 10
28- BAIXA DE BENS IMOBILIZADOS 10
29- PRINCIPAIS TIPOS DE BAIXA 11
30- REFORMA DE UM BEM 12
31- IMOBILIZAÇÃO DE PEÇAS DE REPOSIÇÃO 12
32- BENS DE TERCEIROS SOB CUSTÓDIA 12
33- DA SEÇÃO DE ATIVO IMOBILIZADO CONTROLE PATRIMONIAL 13

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1 – COMO É CONSTITUÍDO
O ATIVO IMOBILIZADO
1.1 – Ativo Imobilizado é constituído por bens ou direitos destinados à
manutenção das atividades da empresa, tais como: imóveis,
instalações, equipamentos, máquinas, móveis, benfeitorias,
marcas industriais ou comerciais, patentes de invenção, direitos
autorais, etc.
1.2
- CONTAS CONTÁBEIS

Há no plano de contas, contas específicas para os diversos tipos
de equipamentos que são classificados no Ativo Permanente, que
se divide em:
1.2.1 – INVESTIMENTO
São as participações societárias permanentes, importâncias
aplicadas na aquisição de ações e títulos de participação.
1.2.2 – IMOBILIZADO
Bens e direitos com permanência duradoura da empresa
utilizada na operação dos negócios e na manutenção das
atividades econômicas.
Devem ser imobilizados além dos bens em operação, todos
os gastos com imobilizações que ainda estejam em
andamento.
1.2.3 – DIFERIDO
Nesse grupo aparecem as despesas realizadas já pagas e ou
serviços que já foram prestados, contribuindo assim para a
formação dos exercícios futuros da empresa.
2 – VIDA ÚTIL
2.1 – Todos os bens possuem vida útil ilimitada dentro da empresa,
sofrendo desgaste com o uso e obsolescência com o tempo.
Contabilizamos esses eventos como depreciação.
3 – PROCEDIMENTOS PARA CONTROLE PATRIMONIAL
3.1 – Para que o controle patrimonial possibilite um gerenciamento
eficiente e seguro dos bens patrimoniais da empresa, com
atendimento total das exigências legais e dos controles físico,
financeiro e fiscal, criamos este Manual de Procedimentos, que
exigirá trabalhos efetivos de todas as áreas e seus gerentes para o
cumprimento das normas neste estabelecidas.
4 – FINALIDADES
DO CONTROLE DO ATIVO IMOBILIZADO

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4.1 – Tem grande finalidade para a empresa, o controle dos bens que
compõem o ativo imobilizado, pois, através dele é que podemos
saber o valor atualizado de qualquer bem, em virtude da sua
valorização ou desvalorização monetária e pelo desgaste natural,
físico, progresso tecnológico e também para facilitar a posição e
localização de cada bem contábil fisicamente.
5 – OBJETIVOS
5.1 – O controle individualizado dos bens patrimoniais da empresa,
identificados através de um número de patrimônio e descrição
detalhada do bem, marca, modelo, fornecedor, número de série
do equipamento e nota fiscal de aquisição, valor da aquisição e
data de aquisição.
5.2 – O cálculo da depreciação para atender a legislação fiscal
classificando os bens em contas contábeis.
5.3 – O controle físico dos bens imobilizados, identificando o cento de
custo onde está alocado o bem, a localização física desse e a
atualização permanente das transferências de centros de custos e
ou locais e das baixas dos mesmos.
5.4 – Os inventários físicos periódicos e conciliação com a posição
contábil.
5.5 – A aplicação dos termos de responsabilidade.
5.6 – O controle dos bens ou disponibilidades para uso e ou para
vendas.
5.7 – O controle das documentações dos bens móveis e imóveis.
6 – COMPOSIÇÃO DA
SEÇÃO DE ATIVO IMOBILIZADO
6.1 – O sistema de controle patrimonial é executado por processamento
de dados. Esse sistema contribuirá com todos os tipos de
informações que irão refletir no balanço da empresa. Com todos os
bens cadastrados e com suas características, sua localização terá
seu custo apropriado de forma correta.
7 – CHAPEAMENTO DE EQUIPAMENTOS NOVOS

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7.1 – Todo equipamento adquirido sofrerá um atraso na colocação de
sua placa de identificação de no máximo 30 (trinta) dias, que por
seqüência terá seu cadastro atualizado no controle patrimonial.
A placa de número do bem deverá ser colocada em local que
facilite a sua visualização, desde que não interfira na estética do
mesmo. A finalidade da colocação da placa no bem é para fazer o
controle físico, portanto, se esta estiver em local escondido e de
difícil visualização, não estará cumprindo o objetivo. Manter o
padrão de colocação da placa para os bens de características
semelhantes.
Bens como: edifícios, terrenos, linhas telefônicas, marcas e
patentes não terão placas de identificação arquivadas, pois não
serão utilizadas. O chapeamento tem por finalidade a identificação
e o controle dos bens da empresa, maior facilidade em determinar
a sua localização, como proteger com maior segurança o seu
patrimônio.
8 – DA AQUISIÇÃO DOS BENS, OBRAS
E SERVIÇOS (CUSTO DE

AQUISIÇÃO)
8.1– Custo de aquisição de bens imobilizados não é somente o que
constar na nota fiscal do fornecedor, com o que se pagou pela
efetiva entrada do bem na empresa, portanto, todas as despesas
utilizadas na integração do bem na empresa deverão fazer parte
do custo de aquisição do mesmo; tais como: despesas de
transportes, despesas de instalação, impostos, desembaraço e
outras relativas ao ato de aquisição. Definido esse custo básico de
aquisição, o mesmo somente poderá ser modificado (acrescido)
mediante despesas de reparos ou substituição de partes ou peças
que resultam no aumento de vida útil, no mínimo em mais 1 (um)
ano.
9 – BENS ADQUIRIDOS USADOS
9.1– Conforme Instrução Normativa SRF número 103 determina, o
prazo de vida útil admissível para fins de depreciação de bem
adquirido usado é o maior dentre os seguintes:
·
Metade do prazo de vida útil admissível para o bem adquirido novo.
·
Restante da vida útil do bem, considerada essa em relação a

primeira instalação para utilização.
Para isso fica definido que na aquisição desses bens, o comprador
solicite do vendedor, dados referentes a primeira instalação, tais
como: data de aquisição, fornecedor original e número da nota
fiscal de aquisição.

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10 – COMPRA PARA
RECEBIMENTO IMEDIATO
10.1 – Exigir do fornecedor que discrimine na nota fiscal todas as
características para identificação dos bens, tais como: marca
modelo, série, etc., o destaque do valor do ICMS para crédito e
quando se tratar de base de cálculo reduzido, destacar o artigo e
seus parágrafos (RICMS).
11 – COMPRA PARA RECEBIMENTO FUTURO
11.1 – Exigir do fornecedor nota fiscal para entrega futura para que se
efetuem procedimentos contábeis e de pagamentos, eliminando as
possibilidades de pagamento em duplicidade, sendo necessário
para o acompanhamento da mercadoria, nota fiscal de simples
remessa, onde estará destacado o ICMS.
Toda compra para recebimento futuro terá que passar pela ARAD –
Área Administrativa, para que seja efetuado o confronto da
mercadoria comprada x recebida, não sofrendo assim nenhum tipo
de prejuízo. Nesta operação, proceder da seguinte forma: compra
para recebimento futuro x simples remessa.
12 – COMPRA DE EQUIPAMENTOS PARA UNIDADES
12.1 – Toda compra de equipamentos para qualquer área terá que ser
formalizada através de documento, informando para que seja
utilizado e qual o benefício.
Depois de formalizado o pedido pela necessidade do equipamento
para aumento da produtividade, aparência do ambiente e ou
custo do consumo, enviar ao gerente da Área de expansão
(patrimônio), para que seja analisado o custo pelo benefício e em
poder de C.I. de solicitação fará a cotação e solicitará a aprovação
da diretoria.
Quando não for aprovada a compra, informar ao solicitante
porque não foi possível atendê-lo.

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Quando for aprovada a compra, faz-se necessário emitir pedido,
colher assinatura do diretor e comprador para que toda a
operação não atrapalhe o andamento da documentação.
Fica definida que toda compra seja efetuada através de pedido
com numeração tipográfica (anexo – 1), ou seja, para cada nota
fiscal um pedido, não podendo circular xerox de nenhum pedido
para compras subsequentes.
No pedido serão necessários constar os seguintes dados
Quantidade a ser adquirida

Condições de pagamento
Valor da mercadoria com impostos
Local da cobrança
Data e local de entrega
Visto do diretor e do comprador
Qual a utilidade
Tempo de garantia.

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– PAGAMENTOS ANTECIPADO
13.1 – Para todo pagamento antecipado, seja por C.I ou por recibo,
deixar em destaque as palavras “Sinal” ou “Antecipado” e exigir do
fornecedor, nota fiscal de venda ou serviço. Com a entrega da
mercadoria, mencionar no corpo da nota fiscal, condições de
pagamento, constando o pagamento do sinal ou antecipado. Caso
contrário pode ser considerada má fé.
Para todo pagamento antecipado há obrigatoriedade de que o
serviço seja efetivamente prestado pelo receptor. Faz-se necessária
a emissão de sua nota fiscal, não podendo aceitar nota fiscal de
terceiros.

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14 – LEASING
14.1– Para toda aquisição na opção de leasing, terá o negociador que
informar à SCAI – Seção de Ativo Imobilizado (Controle Patrimonial),
que os equipamentos à receber referentes a tal fornecedor serão
faturados por tal banco, sendo o montante na proporção de venda
e serviço somados, resultando no total faturado pelo banco. Assim
teremos remessa de mercadorias por conta e ordem de terceiro no
valor dos respectivos contratos.
Depois de toda operação, quando o banco efetuar o pagamento
para o fornecedor e a contabilidade tiver posse do contrato, exigir
desse via adicional ou cópia da primeira via autenticada para
efetuarmos o crédito do imposto.
15 – DA TRANSFERÊNCIA
15.1- Somente poderá ser efetuada qualquer transferência mediante
autorização da Seção de Ativo Imobilizado ou da ARMA – Área de
Manutenção, não podendo outra área decidir em transferir para
outro local e em caso do não cumprimento, o responsável irá arcar
com o prejuízo constatado.
Somente o gerente de área ou o gerente da loja é que pode
solicitar o número de autorização para transferência.
16 – DA GARANTIA
16.1 – Todo bem recebido será de responsabilidade da unidade que
recebeu conferir se existe garantia do mesmo, arquivando em
pasta própria. Quando necessário, consultar (no momento em que
for solicitada manutenção da máquina ou equipamento) se está
ou não em garantia. Para esse quesito torna-se obrigatório para
todas as unidades, sem exceção, o controle dos termos de
garantia.
17 – DO RECEBIMENTO
17.1 – Conferir se o bem recebido corresponde com a discriminação em
nota fiscal de acompanhamento desses. Caso de discriminação
errada entre a nota fiscal e o fisco, comunicar imediatamente ao
comprador do bem.
Exemplo: comprador compra máquina de calcular modelo
2120pd da General com a nota fiscal de venda emitida conforme
a compra, mas, na entrega da calculadora, ou seja, o físico,
entregam máquina de calcular 2117 pd da General.

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18 – DEFINIÇÕES DAS
ÁREAS QUE PODERÃO COMPRAR

EQUIPAMENTOS
18.1 – Para atender certa organização, fica definida que toda compra de
bens imobilizados seja centralizada na Área de Expansão. Quando a
compra for efetuada por outra área, adotar os mesmos critérios.
Para compra de bens que necessitam de instalação, discriminar no
pedido, como observação, que o bem está sendo adquirido com
montagem por parte do fornecedor ou por parte de outra empresa
designada pelo fornecedor.
19- QUANTO A MANUTENÇÃO DOS EQUIPAMENTOS
19.1 – A solicitação de serviço de manutenção de equipamentos, essa
só poderá ser efetuada pelo gerente ou subgerente da unidade,
adotando os seguintes procedimentos:
·
Verificar se o bem está em garantia ou não.

Caso esteja na garantia, efetuar o chamado à assistência técnica
responsável, de acordo com o manual do equipamento e termo
de garantia.
·
Acompanhar ou designar um responsável da seção para verificar

o conserto.
·
Se o serviço executado pela assistência técnica for por problema

de fabricação, não efetuar o pagamento do serviço e nem de
peças de reposição.
·
Sendo por problema de manuseio ou operação, comunicar ao

responsável para as devidas providências.
·
Caso não esteja na garantia, efetuar o chamado à UNMA

(manutenção), citando o problema.
·
Informar número de patrimônio e grau de urgência.

Verificar se o serviço poderá ser executado no local ou se terá
que deslocar o bem até a oficina/manutenção.
19.2 – Procedimentos a serem adotados pela UNMA (manutenção).
·
Abrir chamado com ordem de serviço com numeração

seqüencional (anexo-2 ).
· Coletar dados referentes ao equipamento a ser consertado
(chapa, série, modelo, etc.).
·
Verificar situação do bem, se está funcionando ou não e qual o

defeito detectado.
·
Programar o atendimento, posicionando a unidade que solicitou o

conserto.

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19.3 – Quando o bem precisar ser deslocado até a UNMA (manutenção)
será substituído por outro quando necessário, devendo o mesmo
ser consertado e ficar a disposição da próxima unidade que
requisitar, porém, as despesas referentes às peças utilizadas na
manutenção do equipamento serão de responsabilidade da
unidade de origem.
Para essa operação, as unidades deverão emitir tanto a nota fiscal
para acompanhar o bem, quanto o formulário MP – Movimentação
de Patrimônio (anexo – 3).

20 - ORDENS DE SERVIÇOS E ESTADO
DE CONSERVAÇÃO DOS BENS
20.1 - As ordens de serviços serão arquivadas por ordem cronológica de
números, separando as unidades por pastas. Nos preenchimentos
das características do bem na ordem de serviços, faz-se necessária
uma análise de custo de manutenção do bem. Para emissão de nota
fiscal, discriminar as peças requisitadas para a manutenção desses,
sendo que no corpo na nota fiscal observar: peças utilizadas no bem
tal, patrimônio número tal, faturamento para a loja de origem.
21 - EQUIPAMENTOS DESMONTADOS E/ OU SUCATEADOS
21.1 - Para desmontar ou sucatear um bem patrimonial, será necessário
um laudo relatando as condições desse, discriminando todas as suas
características. Para esse procedimento, emitir ficha de
acompanhamento da reavaliação (anexo 4), sendo que para a
reavaliação fica designado o gerente da Área de Expansão
(patrimônio) e ou diretoria para análise.
22 – BENS QUE NÃO TEM MAIS UTILIDADE
22.1 – Para todos os bens desativados e que não serão mais utilizados
pela empresa, emitir relação para que seja analisado e decidido o

destino dos mesmos, optando pela desmanche, sucateamento ou
venda.


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23 – BENS FABRICADOS
PELA MANUTENÇÃO
23.1 – Todas as unidades a serem inauguradas receberão bens móveis
fabricados pela UNMA (manutenção), e para essa operação será
necessário providenciar.
·
PLANTA (PROJETO):

Constar número de ordem de serviço, data da ordem e prazo
para execução local de entrega e seção que irá utilizar.
·
PARECER DO DIRETOR


Somente o visto.
·
PARECER DA MANUTENÇÃO


Programar com cronograma a execução de tal móvel, com
requisição de material e tempo (mão de obra utilizada), para
que haja condições de emitir nota fiscal de transferência de
todo material utilizado.
Para as unidades que já se encontram em operação, a
fabricação de qualquer móvel, utilizando recursos internos de
UNMA (manutenção), deve-se proceder da seguinte forma:
·
Somente o gerente da unidade e ou poderá solicitar.

O gerente da área de Expansão (patrimônio) analisará
(fabricar ou comprar).
·
O diretor operacional decide se aprova ou não.

Se o diretor aprovar a fabricação do móvel, o gerente da
Área de Expansão (patrimônio) irá solicitar o
projeto/desenho do móvel à Seção de Expansão e Projetos.
·
A Seção de Expansão e Projetos emite o desenho (ordem de

serviço) e envia para a UNMA (manutenção).
·
A UNMA (manutenção) fabrica envia para o local solicitante

com nota fiscal do material utilizado.
·
Para que a UNMA (manutenção) controle o custo de

material e mão-de-obra, fica definido que todo móvel
fabricado pela UNMA (manutenção) receba um número de
patrimônio para cálculo do custo unitário do móvel.

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24 – FABRICAÇÃO PRÓPRIA
24.1 – Na fabricação de bens de uso interno utilizando a estrutura
interna UNMA (manutenção), que de acordo com o seu custo,
devem ser imobilizados. Cada gasto efetuando em uma ordem de
serviço deve ser contabilizado após a conclusão do bem. Para esse
bem UNMA (manutenção) emitirá nota fiscal discriminando o
material utilizado na fabricação e o preço, para que possa ser
efetuada na contabilidade uma transposição de estoque (baixa
estoque e aumenta imobilizado). Obs.: Quando a UNMA
(manutenção) fabricar móvel, solicitar número de patrimônio.
25 – RESPONSABILIDADES
25.1 – Os bens existentes dentro de cada área/unidade ficam sob
responsabilidade da gerência.
Através da Seção de Ativo Imobilizado, poderá ser efetuado em
qualquer momento um levantamento ou inventário físico dos bens
existentes em determinada área/unidade e em caso de falta de
qualquer bem, poderá ser solicitada a respectiva indenização ao
responsável.
26 – MOVIMENTAÇÃO DE BENS (TRANSFERÊNCIA DE BENS DO ATIVO
IMOBILIZADO)
26.1 – Os bens sofrem mudanças de um local para outro, resultando
com isso em alteração de centro de custo e ou localização. Nesse
caso, a etiqueta de identificação não deve ser retirada e sim
acompanhar o bem ao local de destino.
O responsável pelo centro de custo de origem deve comunicar
imediatamente qualquer mudança de centro de custo de um bem
para a Seção de Ativo Imobilizado. Utilizado. Utilizar o formulário
MP – Movimento de Patrimônio para esse fim.
É necessário tomar cuidado com esse bem, com toda a sua
operação, sendo que na transferência, conferir toda a
discriminação desse, quanto a série, chapa, modelo, etc., e em
caso de alguma divergência, comunicar imediatamente ao centro
de custo (área/unidade) que o remeteu, para correção dos seus
dados.
Obs.: O responsável pelo centro de custo (gerente da
área/unidade) pode exigir que os encarregados de seção ao
transfiram qualquer bem para outra seção (da mesma

área/unidade), preencham o formulário MP, sem a necessidade de
emissão da nota fiscal.


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27 - REMESSA
PARA CONSERTO/EMPRÉSTIMO
27.1 – Toda remessa de bem, seja para conserto ou empréstimo, que
implicar na saída física desse do seu local de origem, a Seção de
Ativo Imobilizado deve ser comunicada, para efeito de controle
físico do mesmo. Da mesma forma, o seu retorno também deverá
ser comunicado. A etiqueta de identificação deve permanecer
afixada no bem a ser protegida quando houver reforma, conserto
ou pintura do mesmo, para que não impossibilite a visualização do
número impresso, facilitando o levantamento físico. A comunicação
de remessa deve estar acompanhada do formulário MP e nota fiscal
de remessa do bem (via da contabilidade).
28 – BAIXA DE BENS IMOBILIZADOS
28.1 – Esse enfoque em um caráter especial, pois é um dos mais
importantes dentro do “controle físico”, uma vez que trata
especificamente da não mais utilização do bem dentro da atividade
produtiva da empresa, deixando a partir da sua baixa efetiva de
ser um patrimônio da mesma. No entanto, algum profissional tem
confundido a baixa propriamente dita com valor residual
inexistente em função de ter-ser esgotada a depreciação fiscal do
bem. Isso é um erro lamentável de interpretação da prática
contábil, confundido com raciocínio matemático.
Vejamos o que diz a legislação:
·
(PN CST N° 146 DE 21/11/75

“4- Em qualquer caso, a baixa contábil deve ser
concomitante à baixa física do bem. Com sua afetiva saída
do patrimônio da empresa...”
“5- Enquanto não ocorrida a baixa física, deve permanecer o
registro de seu valor contábil, que terá como contrapartida,
os valores acumulados do fundo de depreciação, como
registro de regularização do valor do ativo...”
O erro a que referiu-se anteriormente, e que além de
contrariar a legislação, esse procedimento comete um
pecado gerencial, pois abandona uma análise detalhada do
custo operacional com depreciação, ou seja, se todas as
máquinas do parque industrial estivessem totalmente
depreciadas, essas empresas não teriam patrimônio diante
da prática referida. O recomendável é avaliar os bens,
assumindo um novo valor econômico e um novo prazo de
depreciação de acordo com a vida útil remanescente.

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29 – PRINCIPAIS
TIPOS DE BAIXA
29.1 – B
AIXA POR VENDA
Após constatado o grau de obsolescência dos bens ou seu desuso,
os responsáveis da Seção de Ativo Imobilizado deverão
providenciar o seguinte:
·
Memorando contendo as justificativas para a baixa

Cartas propostas de interessados
Parecer técnico de Seção Ativo Imobilizado
Encaminhar para a diretoria para aprovação
Após este procedimento, emitir nota fiscal de venda e encaminhar
todo o processo para a baixa contábil.
29.2 – B
AIXA POR DOAÇÃO
Providenciar
·
Relação de bens a serem doados

Ofício de entidade beneficente
Parecer da Seção de Ativo Imobilizado
Aprovação da diretoria
Junto com o recibo de doação de entidade beneficente,
encaminhar todo o processo para proceder a baixa contábil do
bem.
29.3 – B
AIXA POR FURTO
Quando a Seção do Ativo Imobilizado for comunicada do
desaparecimento de um bem, a mesma deverá reivindicar a
formação de uma comissão interna no sentido de apurar
responsabilidade ou comprovar o seu efetivo desaparecimento. Caso
confirmado o furto, providenciar o registro de ocorrência no posto
policial mais próximo da empresa.
Para a baixa contábil do bem, providenciar:
·
Nota fiscal de aquisição.

Boletim de ocorrência policial
Relatório da comissão interna (segurança)
Parecer da Seção de Ativo Imobilizado
Aprovação da diretoria
29.4 – B
AIXA POR OBSOLESCÊNCIA E OUTROS
Além dos bens tidos como obsoletos, estão inclusos os bens que
sofreram quebras, destruição ou sinistros, desuso por produtividade
ou tecnológico. Neste caso é sempre recomendável a elaboração de
laudos técnico apontando os motivos e ou danos que justifiquem a
desativação do bem.
Para baixa contábil do bem, providenciar:

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·
Laudo técnico

Parecer da Seção de Ativo Imobilizado.
Aprovação da diretoria.
29.5 – B
AIXA POR INEXISTÊNCIA
Este é um caso bastante comum encontrado quando se faz um
“Inventário Físico” ou alguns casos observados em revisões
periódicas, nas quais encontram-se como bens extraviados por
motivo desconhecido, muitas vezes, por não ter procedido a baixa e
na ocasião da venda ou o responsável pelo setor não ter comunicado
a desativação do bem e conseqüente baixa, muitas vezes
sucateados. É importante uma investigação sobre o ocorrido no
sentido de tentar encontrar o bem desaparecido.
Providenciar os seguintes documentos para a baixa contábil:
·
Relatório sobre a investigação.

Parecer da Seção de Ativo Imobilizado
Aprovação da diretoria
Obs.: o não cumprimento deste item poderá penalizar o
responsável pelo centro de custo (gerente da área/unidade), com
pena de indenização de prejuízos detectados.
30 – REFORMA DE UM BEM
30.1 – Os gastos com reforma de um bem devem ser imobilizados
Os materiais (peças) e mão de obra utilizados na reforma, acrescer a
vida útil do bem no mínimo em mais 1 (um) ano.
31 – IMOBILIZAÇÃO DE PEÇAS DE REPOSIÇÃO
31.1 – As contas que registrem recursos aplicados na aquisição de
partes, peças, máquinas e equipamentos de reposição de bens do
imobilizado, quando as referidas tiverem vida útil superior a 1
(um) ano devem ser classificadas no ativo imobilizado (PN número
2/84).

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32 – BENS DE TERCEIROS SOB CUSTÓDIA
32.1 - Como regra geral, são aqueles bens de propriedades dos
fornecedores que são enviados às nossas unidades, através de
notas fiscais de demonstração, remessa por empréstimo, comodato
(empréstimo), etc. Usualmente acontece com alguns congeladores,
balanças, moinhos de café, displays, etc., e na maioria das vezes é
firmado um contrato de comodato entre o fornecedor e a empresa,

em virtude desses, bens ficarem sob a boa guarda é de
responsabilidade da empresa.
Sempre que houver transação com esses bens, referentes a
aquisição, transferência ou devolução, proceder da seguinte forma:

·
Na entrada do equipamento, a unidade fica com cópia da nota

fiscal e envia a via original para o escritório central.
·
Na transferência do equipamento a unidade emite a nota fiscal

de transferência, mandando cópia da nota fiscal para a unidade
de destino, citando no corpo dessa, dados da nota fiscal de
entrada.
·
Na devolução do equipamento a unidade emitirá nota fiscal de

devolução, de comodato/demonstração, etc., discriminando o
equipamento e no corpo da nota fiscal, coloca os dados
referentes à nota fiscal de entrada do equipamento.
No recebimento de conservadores e ou equipamentos de
empresa que os remete em seu próprio nome
(estabelecimentos), receber o equipamento, deixar cópia da
nota fiscal na unidade e outra enviar para o escritório central e
quando da devolução desses à empresa, essa retirará com sua
própria nota fiscal e deixará cópia de retorno do equipamento
com a unidade, que irá anexar à cópia da nota fiscal de entrada
e enviará uma cópia para o escritório central.
33 – DA SEÇÃO DE ATIVO IMOBILIZADO
(CONTROLE PATRIMONIAL)
33.1 – Procedimentos a serem executados:
33.1.1 – C
LASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS
Todos os documentos (notas fiscais) de serviço serão
codificados pela Seção de Ativo Imobilizado. Esta
codificação irá auxiliar a classificação contábil, quanto a
sua imobilização ou não.
33.1.2 – C
LASSIFICAÇÃO FISCAL/CONTÁBIL
A classificação das notas fiscais de aquisição de
equipamentos, peças, acessórios e as transferências
(notas soltas), será efetuada pela Seção de Ativo
Imobilizado, onde irá apor o carimbo de crédito de ICMS,
para o devido crédito no livro fiscal. Quando classificada,
tirar cópia, ficando com a via original para seu devido
controle e arquivamento.
Obs.: fluxo da nota fiscal no escritório central: ã SCCF
recebe e envia para a SCAI, que envia para a SCCB, que
envia para a SCCF, que envia para a SCAI, que envia para a
SCCB.

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33.1.3 – C
ADASTRAMENTO DOS BENS
Após fechamento da contabilização do imobilizado e sua
conferência, será feito o cadastramento dos bens por item,
onde serão chapeados e controlados física e
contabilmente.
Os saldos dos bens cadastrados no sistema controle
patrimonial serão os mesmos do balancete contábil, só que
com registro unitário e controlado conforme legislação. O
sistema só será atualizado quanto a característica, após o
chapeamento.
33.1.4 – T
RANSFERÊNCIAS DOS BENS
Toda transferência de bens com chapa cadastrada e ou
número de série será alocada de forma correta baixando
na saída e incorporando na entrada.
Para que esta transferência possa revelar dados corretos, a
Seção de Ativo Imobilizado irá controlar da seguinte forma:
·
Fisicamente (MP) – Movimento de Patrimônio

Contabilmente (FISCAL) – com NF de aquisição,
transferência e baixa (venda).
·
Organizacional (AUTORIZAÇÃO) – autorização para

movimentação de bens patrimoniais.
33.1.5 – D
ESMEMBRAMENTO DOS BENS
Todos os bens adquiridos por conjunto serão
desmembrados de acordo com a sua montagem, sendo
comum: conjunto expositor tipo gôndola, conjunto
produção de frios, etc.
33.1.6 – B
AIXA DOS BENS
Todas as baixas de bens na Seção de Ativo Imobilizado só
serão efetivadas mediante documentos legais referentes a
cada tipo de baixa conforme este manual.

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33.1.7 – B
ALANCETE MENSAL
Em todo fechamento de balancete mensal para análise
administrativa, serão adotados os seguintes critérios:
·
Incorporação (inclusão de todos os bens adquiridos no

mês);
· Transferência (toda movimentação efetivada do mês);
Baixa (toda baixa ocorrida no mês).
Na emissão de relatórios para conferência dos grupos
alterados, conforme dados acima, após conferência, não
mais havendo erro, gerar cálculo de depreciação.
Após o cálculo, emitir os seguintes relatórios:
·
Incorporação do mês;

Baixa do mês;
Transferência do mês;
Razão auxiliar em real (sintético);
Razão auxiliar em UFIR (sintético);
Razão auxiliar em real (analítico);
Razão auxiliar em UFIR (analítico);
Planilha de lançamentos contábeis (saldo depreciação).
Fazer resumo de depreciação e amortização por centro
de custo e provisão para amortização por conta e
informar a Área de Contabilidade através de nota de
lançamento.
33.1.8 – A
RQUIVAMENTO DAS NOTAS FISCAIS
Serão arquivados diariamente todos os documentos fiscais
a que se referir: comodato, remessa para conserto e
transferência, sendo que para cada tipo de operação
citada, haverá uma pasta suspensa para cada unidade.
Também serão arquivadas as notas fiscais referentes a
baixa e aquisição de bens, serviços e material de obra,
adquirido no período, sendo que para cada conta contábil,
haverá pasta AZ separando as unidades e para contas de
equipamentos comerciais, teremos pasta suspensa por
unidade.
33.1..9 – I
NVENTÁRIO FÍSICO
O inventário físico será feito sempre que for solicitado pela
diretoria e ou periodicamente para fins de averiguação do
termo de responsabilidade que poderá ser efetuado por
seção ou até mesmo por unidade.
33.1.10 – P
LANILHA DE TRANSFERÊNCIA DE ICMS
Será feito mensalmente por unidade, uma planilha de
transferência de ICMS referente a equipamentos do ativo
imobilizado, com base no artigo 21 inciso IV parágrafo 1º
da lei complementar 87/96. Para o sucesso deste controle,

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serão confrontadas todas as MP – Movimentação de
Patrimônio com o fiscal, conforme este manual.
33.1.11 – C
HAPEAMENTO
Para efetuar o chapeamento, tomar muito cuidado para
não colocar chapa de um bem em outro, pois poderá
acarretar no erro de informações, portanto, para todo bem
a ser chapeado, só receberá chapa mediante cópia da nota
fiscal, onde terá todas as suas características possíveis.
Para isso, efetuamos os seguintes procedimentos:
·
Número de patrimônio na nota fiscal de aquisição;

Cópia da nota fiscal original;
Cadastro das chapas utilizadas;
Efetuar o chapeamento coletando características como
número de série, modelo, marca e seção cujo bem se
encontra.
·
Lançar no sistema controle patrimonial, todas as

características dos bens;
·
Apurar sobras e faltas físicas, elaborando um relatório

constando nome do equipamento não encontrado,
número da nota fiscal de compra , nome do fornecedor,
data da nota fiscal de compra e o valor do equipamento.
Quando for encontrado algum equipamento recebido
sem documentação ou que originou de uma sobra do
remetido pelo fornecedor, discriminar no relatório como
sobra física.
33.1.12 – M
OVIMENTAÇÃO FÍSICA - MP
Será controlado equipamento por equipamento que
sofrerem movimentação desde a sua entrada no
estabelecimento até sua saída. O controle desses bens
através do formulário MP será a única forma de darmos
uma história completa, no que tange a manutenção
efetuada por recursos próprios (UNMA/manutenção) e ou
terceiros, se está ou não em garantia. Por isso, no
formulário MP há campo que exige autorização para a
movimentação, cujo responsável por essa autorização
deverá ter toda informação do estado físico do bem e até
mesmo repassar ao solicitante os procedimentos cabíveis.
Sem um administrador para essas movimentações,
ficaremos impossibilitados de controlar o bem fisicamente
e não atendendo a um gerenciamento correto do
patrimônio.

FONTE: http://pt.scribd.com/doc/50829485/11-Manual-Ativo-Imobilizado